Vor Projektbeginn
Es braucht Regeln, die für alle gelten und (im besten Fall) von allen respektiert und befolgt werden. Abweichungen oder andere Vorgehensweisen sollten als solche transparent kommuniziert werden.
Die Regeln betreffen technische Kriterien, die die Nachnutzung vereinfachen, wie die Wahl geeigneter Langzeitformate, die Mitprotokollierung von Gerätesetups und Anwendungen sowie die abschließende Langzeitarchivierung.
Die Regeln betreffen aber auch eine strukturierte Datenablage, die als Grundlage für alle wissenschaftlichen Nachnutzungskonzepte anzusehen ist, die die Dokumentationsarbeit vervollständigt und die Kontexte ihrer Entstehung bleiben bewahrt. Neben der Ablagestruktur ist auch auf die Benennung von Ordnern und den einzelnen Dateien zu achten.
Schritt 1:
Aufteilung und Trennung von archivierungswürdigen Daten und nicht zu publizierenden Daten, die private oder personenbezogene Informationen enthalten. Hierfür empfiehlt zu Projektbeginn eine Zweiteilung in objekt- und projektbezogene Daten, etwa durch Benennung in einen Objektordner und einen Organisations- und Alltagsordner (Projektorganisation, Anträge, Verträge, Reisen etc.).
Schritt 2:
Sollte eine Recherche in Archiven, Magazinen oder Bibliotheken notwendig sein, ist dieses Material über einen Verweis nachzuweisen und nicht als Digitalisat im Fachrepositorium zu archivieren. Eine Ausnahme bildet eine eigene Zusammenstellung des Materials beispielsweise in Form einer Liste oder einer Graphik, die die vorhandenen Inhalte benennt und ihren Aufenthaltsorten zuweist. Eine spätere Verlinkung - wenn möglich - wird empfohlen und sollte daher mitdokumentiert werden. Eine Eigenständigkeit dieses Ordners wird empfohlen, um nachträgliche Umsortierungen zu vermeiden.
Schritt 3:
Eine Sortierung der zu archivierenden Daten sollte grundlegend entsprechend der späteren Objekte erfolgen. Hierbei könnten z.B. Bauteildokumentation abgesondert werden, um später ein eigenständiges Datenpaket unter einem separaten Objekt zu bilden.
Schritt 4:
Ordnerstruktur und -benennung vorbestimmen, in Übereinstimmung mit der Projektausrichtung. Siehe Kapitel Ordnerstrukturierung.
Nachträgliche Strukturierung
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Zur Auswahl der zu archivierenden Daten
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